DSGVO im E-Mail Marketing

Wer E-Mail Marketing betreibt, muss sich zwangsläufig mit dem Datenschutz beschäftigen. Auch wenn die DSGVO ein leidiges Thema ist, muss man sich im Bezug auf E-Mail Marketing zum Glück nur ein mal zu Beginn damit beschäftigen. Danach kann man sein Tool sicher nutzen und die gesamte Kampagne DSGVO-gerecht aufbauen.

In diesem Beitrag geht es darum, wie man als Marketer / Unternehmer / Websitebesitzer datenschutzkonform E-Mail Marketing betreiben kann. Was die Vorteile von E-Mail-Marketing und einer eigenen Liste sind, erfährst du hier.

Der Datenschutz im E-Mail Verkehr ist kein Hexenwerk 🙂

Allgemeine Infos

Die DSGVO gilt seit dem 25. Mai 2018. Die Verordnung bezieht sich auf die Verarbeitung von personenbezogenen Daten von EU-Bürgern. Also auch auf das Speichern von E-Mailadressen.

Dabei ist es egal, wo das Unternehmen sitzt, welches die Daten verwaltet oder wo der EU-Bürger ansässig ist.

Außerdem gilt die DSGVO für gemeinnützige, sowie für gewinnorientierte Unternehmen. Egal ob B2B oder B2C.

Das Ziel der DSGVO ist die europaweite Datenschutz-Rechtslage, damit Bürger mehr Kontrolle über ihre Daten bekommen und sich Unternehmen über die Verantwortung bewusst werden.

Ein Videoauszug aus meinem Training “E-Mail Marketing für Affiliates”:

Was sind personenbezogene Daten?

Laut Definition sind dies Daten, die sich auf eine identifizierbare natürliche Person beziehen:

• Name
• Mailadresse
• IP
• IBAN
• Steuernummer
• Foto
• Nicht also auf: Unternehmen (info@apple.com), Verallgemeinerungen (großer Mann), Personenmehrheiten

Wie setzt man die DSGVO um?

Wer E-Mail Marketing betreibt, der nutzt höchstwahrscheinlich ein E-Mail Tool. Mit diesem Tool muss ein Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung abgeschlossen werden. Damit stimmen beide Parteien der rechtmäßigen Datenverarbeitung zu.

In der eigenen Datenschutzerklärung muss aufgeführt sein, welches E-Mail Tool man verwendet und wie die Daten verarbeitet werden. Meistens bietet jedes Tool hier vorgefertigte Texte an.

Diese Datenschutzerklärung darf immer nur 1-Klick weit entfernt sein. Egal ob in deiner E-mail, auf deiner Website oder im Anmeldeformular. Die Datenschutzerklärung muss also in jeder E-Mail verlinkt sein!

Weitere Pflichtangaben im Newsletter

Folgende Inhalte müssen in jeder deiner Mails enthalten sein:

• Link zur Datenschutzerklärung
• Abmeldemöglichkeit
• Impressum (§5 Telemediengesetz)

Für eine GmbH müssen zum Beispiel folgende Daten im Impressum angegeben sein:

• • Firmenname
  • Adresse (Straße, PLZ, Ort, Land)
  • Geschäftsführung
  • E-Mailadresse
  • Telefonnummer oder Kontaktformular
  • Umsatzsteuer- / Wirtschaftsidentifikationsnummer
  • Handelsregister & Amtsgericht

Die Zustimmung

Damit man überhaupt E-Mails an einen Empfänger schicken darf, muss dieser eindeutig zustimmen. Die Zustimmung muss dabei freiwillig erfolgen und darf nicht an andere Bedingungen geknüpft sein.

Beispiel:

Um ein Produkt im Warenkorb zu bezahlen, darf man die Anmeldung zum Newsletter nicht voraussetzen! Das ist nicht erlaubt und nennt man Kopplungsverbot!

Was man aber darf ist ein kostenloses PDF im Gegenzug für die Anmeldung zum Newsletter anzubieten. Denn das ist ein Austausch 1:1.

Nachdem der User sich für den Newsletter eingetragen hat, muss er das Double-Opt-In Verfahren durchlaufen. Dies wird durch eine Bestätigungsmail gelöst, in der der User auf den Bestätigungslink in der Mail klickt. So wird verhindert, dass willkürlich E-Mailadressen verwendet werden und der User eindeutig zustimmt.

Eine Ausnahme laut §7 Abs. 3 UWG sind Bestandskunden. Hiernach dürfen ähnliche (eigene Produkte) angeboten werden, wenn bereits ein eigenes (ähnliches) Produkt gekauft wurde.

Das Anmeldeformular

Das Formular, wo sich der User für den Newsletter anmeldet, muss ebenfalls einige Voraussetzungen erfüllen, damit es DSGVO-konform ist.

So muss eindeutig angegeben werden, was der Zweck der Datenerhebung ist. Also zum Beispiel ein Newsletter.

Des Weiteren muss bereits angegeben werden, welche Inhalte den Interessenten erwarten und wie häufig. Zum Beispiel: Rabatte, Produktempfehlungen, Gutscheine etc. und dies 1x die Woche.

Darüber hinaus muss aktiv angekreuzt werden, dass der Datenschutzerklärung zugestimmt wird und man sich jederzeit wieder abmelden kann.

Zu guter Letzt zählt das Credo der Datensparsamkeit. Im Prinzip darf nur die E-Mailadresse ein Pflichtfeld sein, es sein denn, es gibt einen guten Grund, weshalb man noch den Namen und die Adresse benötigt.

Die Double-Opt-in E-Mail

In der Double-Opt-in E-Mail darf von der Aussage her kein anderer Text stehen, als bereits im Anmeldeformular. Außerdem gilt die Einwilligung nur für das Medium “E-Mail” und nicht gleichzeitig auch für den Postversand oder Telefonkontakt.

Bis auf den Bestätigungslink, darf keinerlei Werbung in der DOI-Mail enthalten sein! Es darf ausschließlich um die Bestätigung gehen.

Natürlich muss auch hier wieder eine Abmeldemöglichkeit bestehen und die Datenschutzerklärung verlinkt sein.

Wie in jeder E-Mail müssen dann natürlich noch die Impressumsangaben angefügt werden.

Das richtige E-Mail Marketing Tool finden

Auf dem Markt gibt es extrem viele E-Mail Tools und jeder schwört auf sein persönliches Tool. Da fällt einem die Wahl gar nicht so einfach.

Allerdings sollte das Tool einige Anforderungen bestehen, so dass die Auswahl schon kleiner ausfällt.

Damit man dieses in Deutschland rechtlich überhaupt benutzen darf, sollte das Tool DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) konform sein.

Dazu gehört:

• Auftragsverarbeitungsvertrag abschließbar
• Serverstandort (am besten Deutschland)
• Das double opt in Verfahren (Zweifache Anmeldebestätigung)
• Bouncemanagment
• Automatische Abmeldemöglichkeit
• Profilverwaltung (Empfänger kann selbst entscheiden, welche Infos gespeichert werden dürfen)
• Alle Hinweise in deutscher Sprache

Zusätzlich solltest du schauen, welche Optionen dir noch wichtig sind:

• Integration zu WordPress
• Kundensupport
• Deutsche Sprache der Software
• Automatische E-Mail Sequenzen
• Drag-and-drop Editor
• Statistiken zu Öffnungsraten, Klicks etc.

Wenn es dir wichtig ist, solltest du zu guter Letzt darauf achten, dass Affiliate Marketing in deiner Software erlaubt ist.

Damit fällt zum Beispiel der bekannteste Anbieter mailchimp.com raus! Hier ist Affiliate Marketing verboten (siehe hier). Man darf zwar Affiliate Links einfügen, aber das Hauptziel darf nicht Affiliate Marketing sein.

Welche Tools kommen in Frage?

Neben den oben genannten Anforderungen habe ich für dich noch darauf geachtet, dass das Tool auch kostenlos nutzbar ist!

Beachtet man alle diese Kriterien, reduzieren sich die Tool-Empfehlungen eigentlich nur noch auf folgende zwei:

1. Sendinblue
2. CleverReach

Diese Anbieter sind DSGVO konform, auf Deutsch, kostenlos und erlauben Affiliate Marketing.

Der Vorteil bei Sendinblue ist, dass es keine Begrenzung bei den automatisierten Mailsequenzen und der Listengröße gibt.

Disclaimer: Bitte beachte, dass ich keine rechtlich verbindlichen Aussagen treffen darf. Alle hier vorgestellten Inhalte geben mein Wissen zum aktuellen Zeitpunkt wieder. Für eine verbindliche Aussage nimm bitte Kontakt mit einem Rechtsberater auf.